adviesprocedure

De aanvraag wordt via het digitale aanvraagformulier op de site ingediend. Als u de aanvraag heeft afgerond en verzonden ontvangt u per mail een ontvangstbevestiging. Alleen complete aanvragen, dat wil zeggen aanvragen waarbij alle in het aanvraagformulier genoemde bijlagen zijn toegevoegd, worden in behandeling genomen. Een incomplete aanvraag legt het bureau terzijde, de aanvrager krijgt hiervan geen bericht.

Daarna wordt een advies gemaakt dat wordt voorgelegd aan het bestuur. Als er een adviescommissie is verbonden aan het fonds legt de projectadviseur uw aanvraag voor aan deze commissie. In de regel besluit het bestuur binnen vier maanden nadat alle benodigde gegevens zijn ontvangen. Na de bestuursvergadering ontvangt u een schriftelijke toekenning of afwijzing, waarin de beslissing van het bestuur wordt gemotiveerd.

Toekenning en verantwoording

Is uw aanvraag gehonoreerd, dan vragen wij u de gift schriftelijk op te vragen, waarbij u uw rekeningnummer doorgeeft voor het overmaken van het bedrag. Deze brief moet worden getekend door de penningmeester van uw organisatie. Het bureau verzoekt u om in uitingen rondom het gesteunde project het logo en de naam van het fonds en de stichting Ars Donandi te vermelden. Dit kunt u per e-mail bij het bureau van de stichting opvragen.

Na afloop van het project stuurt u het bureau een kort verslag (richtlijn: twee A-viertjes) met daarbij een bondige financiële verantwoording. Daarnaast zijn foto’s van het eindresultaat van het project altijd welkom. Zo ook een schriftelijk bewijsexemplaar, als dat bij uw project van toepassing is (een boek, een cd en dergelijke). Ars Donandi gebruikt de ontvangen documenten over gesteunde projecten in publicaties over de activiteiten van de stichting en de aangesloten fondsen op naam, zowel op de eigen website als in andere media.